会议记录往往混合讨论背景、临时想法、最终决定和待办事项。直接把长段文字交给工具，容易得到一份看似完整却把建议误写成决定的摘要。输入阶段先区分发言内容与会议结论，会让整理结果更可用。

可以先按议题、讨论要点、已确认决定、负责人和截止时间记录。让工具按这些字段提炼时，明确要求没有出现的信息留空，不得猜测负责人或日期。输出后对照原始记录检查每一项决定，尤其注意否定句和条件限制。

会议纪要还涉及隐私和组织资料。上传前确认是否允许使用外部AI服务，必要时去除客户名称、个人联系方式和内部敏感信息。工具生成的摘要应由会议组织者确认后再分发。

如果会议涉及不同语言或多人发言，先确认转写结果是否正确区分说话者。姓名、数字和否定表达最容易被误识别，必须回听原始录音核对。