工作邮件经常同时包含背景、问题、请求和附件说明，若这些内容混在长段文字里，收件人需要自行寻找重点。写信前先确认对方需要知道什么、需要做什么，以及希望何时得到反馈，能让邮件更容易被处理。

正文可以依次写明当前情况、具体请求和完成期限。涉及多个任务时用编号分开，并为附件提供清楚的文件名。若只是同步信息，不必写成要求对方立即行动的语气；如果需要决定，则把需要选择的选项列出来。

发送前检查收件人、抄送对象、附件和日期，尤其注意是否把内部讨论内容发给了不相关的人。邮件越短不一定越好，关键是让必要信息完整、顺序清楚并且方便执行。

如果邮件需要对方选择，尽量把选项和各自影响放在同一段。明确默认方案和回复期限，可以减少来回确认，但不要替对方假设已经同意。